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Tipos, clases, clasificaciones, estilos, formas

Tipos de cartas comerciales

Cuando se requiere realizar un comunicado entre empresas, estas normalmente recurren a diferentes tipos de cartas comerciales, las cuales suelen tener un esquema bastante definido y con un tono mucho más objetivo. Sin embargo, estas cartas también pueden ser redactadas por una empresa y estar dirigidas hacía una persona en particular.

Si se tratan de cartas comerciales entre empresas o grupos económicos, todo lo que se encuentra escrito es completamente confidencia, por lo que solo los de mayor cargo tendrán acceso a la información que se encuentra plasmada en ella.

Las cartas comerciales pueden variar dependiendo de los objetivos que sean planteados. Además de ello, también dependerá del destinatario del mensaje o de la solicitud que se realice.

Por estas razones, es necesario dividir los tipos de cartas comerciales. A pesar de que existen un sinfín de estas cartas, las que se utilizan con mayor frecuencia son las de compraventa, reclamación, oferta, solicitud de información, publicidad y notificación.

Tipos de cartas comerciales más utilizados en la actualidad

Antes de empezar a explicar los tipos de cartas comerciales, hay que resaltar que la carta comercial más utilizadas por las empresas, es la de compraventa, debido a que es donde mayormente se generan.

Carta de presupuesto

Cuando una persona requiere de información previa en relación a un producto, promoción o servicio, la empresa a la que se le ha hecho tal solicitud, responde con una carta re presupuesto, en donde se explica de manera muy detallada las características del producto, así como también la forma de pago.

Las cartas de presupuesto generalmente se componen de textos bastante cortos, los cuales pueden llegar a ser de tan solo uno o dos párrafos. La finalidad de esta carta, además de informar al cliente sobre los productos que se venden, es la de crear cierto interés en los mismos para lograr concluir con una venta exitosa.

A través de esta medida, una empresa puede hacer saber a su cliente que está dispuesta a facilitar el proceso de compra.

Carta de pedido

Una carta de pedido se redacta con la finalidad de solicitar el envío de algún producto o mercancía. Por motivos de seguridad y para evitar cualquier tipo de problemas, es recomendable que se mencionen las características del artículo, tales como el tamaño, precio, cantidad y color.

Por otro lado, también se debe de incluir las formas de pago y el lapso de tiempo en el que se deben de realizar para que la mercancía pueda ser enviada a su destino.

Carta de envío

Una vez que el cliente y la compañía han llegado a un acuerdo y se realiza la compra de un producto, entonces es momento de llevar a cabo un envío. Cuando este se realiza, la compañía normalmente le envía a su comprador una carta de envío, en donde se le notifica que la mercancía solicitada se encuentra siendo trasladada hacía su destino.

Las cartas de envió deben de ser lo más resumidas posibles, por lo que no se recomienda colocar más de dos párrafos. Además de ello, se debe evitar escribir detalles que no sean necesarios.

Sin embargo, su el producto requiere algún tipo de cuidado en específico o si la entrega de realiza en situaciones excepcionales, entonces la carta de envió deberá de tener plasmada toda la información necesaria.

Carta de recepción

Una vez que la mercancía que el comprador ha solicitado, llega a su destino final, este debe de enviar a la compañía una carta de recepción, en donde estará confirmando que el producto ha llegado de manera exitosa.

Por otro lado, si la mercancía llega en mal estado o sufre desperfectos, producto del envío, entonces el cliente tendrá que exponer todos estos incidentes en una carta de reclamación, la cual debe de llegar directamente al proveedor.

Carta de reclamo

Finalizando con la lista de cartas comerciales, tenemos la de reclamo. Como su nombre lo dice, presenta una queja formal debido a una situación o motivo. En el texto que se debe plasmar dentro de esta carta, hay que explicar de manera detallada todos los acontecimientos, haciendo notar al proveedor cual es nuestro descontento con el producto que hemos recibido.

Cabe resaltar que una carta de reclamo debe de basarse únicamente en una situación de ética y justicia por parte de la persona afectada, más no por otras razones que sean diferentes a la de la operación.

Antes de pensar escribir una carta de reclamo, también es necesario juntar una serie de pruebas o información que abalen la razón por la cual estamos quejándonos. Por esta razón, se recomienda adjuntar recibos, facturas, testimonios y hasta fotos que refuercen nuestro caso.

Una vez enviada la carta de reclamo, habrá que esperar hasta que nuestro proveedor responda a nuestras quejas y se llegue a un acuerdo mutuo, bien sea devolviendo el producto para enviar otro que esté perfecto estado o haciendo un reembolso del dinero gastado.

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